Compte rendu du CA du 20/05/2016

Ci -dessous le compte rendu du Conseil d’administration du 20/05/2016.

Participants :

 Cédric Simon président de l’association

 Marie-Caroline Deneuville membre du CA

 Hendrick Laube membre du CA

 Yann Bourgeois membre du CA

 Sébastien Jayat membre du CA

 Alexandrine Faure Invité

ordre du jour :

 annonces diverses du bureau

 retour sur le fonctionnement des pôles

 prochains événements organisés par l’association : murder, GN, etc…

 organisation de l’Assemblée Générale de fin d’année

 événements de l’inter saison

 adhésion de l’association à l’association Tour(s )de jeu

 Questions du CA au bureau

1) Annonce du bureau

Le président annonce avoir reçu la lettre de démission de Virginie Jacq de son poste de secréataire. Par le présent compte-rendu, le CA acte cette démission. Les fonctions de secrétaires seront assurés par le vice-secrétaire Romain Rivière en attendant l’élection d’un nouveau secrétaire.

Alexandrine FAURE demande si sa propre démission au poste de vice-présidente a bien été actée dans un précédent compte-rendu de CA. Le CA confirme avoir acter sa démission mais précise que le compte-rendu n’est pas disponible sur la Dropbox. Le CA demande que les précédents compte-rendus de CA soient retrouvés et mis à disposition sur la Dropbox. De plus, les futurs comptes-rendus devront être transmis par mail aux participants des réunions ainsi qu’aux membres du CA absents.

2) Retour sur le fonctionnement des différents pôles

a- Pôle événementiel

Yann Bourgeois, responsable du pôle événementiel, soulève la question du périmètre du pôle événementiel. Plusieurs événements ont eu lieu sans qu’il en soit averti, qu’il s’agisse de l’organisation de murder ou la participation de l’association à des événements extérieurs. A l’inverse, la demande de prestation envoyée par Riverloire suite à la première murder organisée par l’association à destination d’un public extérieur est restée lettre morte malgré l’envoi d’un courriel dans la boite de l’association par le responsable du pôle événementiel. L’association doit pouvoir répondre à plusieurs questions :

 le périmètre d’activité du pôle événementiel couvre-t-il les événements extérieurs à l’association (Japan Tours, Creuse ta bulle, etc) ?

 Comment s’assurer de la bonne organisation des murders proposés par les membres notamment au niveau de la disponibilité des locaux ?

 Comment répondre efficacement aux demandes de prestation ?

Le pôle événementiel doit gérer pour l’instant les événements organisés par l’association. L’organisation et la participation à des événements extérieurs sont gérés par le président ou délégués aux membres volontaires.Afin de s’assurer de la disponibilité des locaux pour l’organisation des murders, toutes les propositions doivent être envoyées au pôle événementiel qui gérera l’agenda. Les demandes de prestations à l’association doivent faire l’objet d’une réponse rapide. Le pôle événementiel est invité à contacter le président en direct pour obtenir une réponse même si cette dernière doit être négative.

b- Pôle communication

Le Pôle communication a besoin que l’administration des accès à la dropbox soit à jour pour pouvoir agir efficacement. Le président précise qu’il devrait y avoir 2 dropboxs : l’une pour l’administration de l’association et l’autre pour la mise en commun des murders ou de la communication.

c- Pôle logistique

Le Pôle logistique est toujours à la recherche d’un local à louer pour stocker les jeux, costumes et éléments de décors de l’association. Il devient urgent que cette tâche soit menée à terme.

3) Organisation des prochains événements

a- Murders

Une murder pirate est organisée le 21 mai 2016 dans les locaux de Courteline par Indira …

2 murders devaient être organisées dans les locaux de l’étoile bleue ayant pour thème les années 40 :

 « Meurtre à Casablanca »devait être animée le vendredi 27 mai 2016 par Hugo Baroux et Romain Rivière pour les adhérents de la jeune chambre de commerce. En absence d’inscription et de convention avec l’étoile bleue, elle sera reportée.

 « Bordel de merde » doit être animée le samedi 28 mai 2016 par Hugo Baroux et Alexandrine Faure pour les membres de l’association.

b- Week end jeu

Le week end jeu du 27-28-29 mai ayant pour thème la piraterie se déroulera dans les locaux de Courteline. Le président rappelle que les membres actifs doivent s’inscrire pour l’organisation de la tenue de l’accueil et de la buvette.Yann Bourgeois propose que le prochain week end jeu soit sur le thème du Western pour coller à l’ambiance d’une murder qu’il propose d’organiser. Cette murder sera plus longue que d’habitude (9h de jeu). Aucun membre du CA ne s’y oppose.

4) Organisation de l’assemblée générale de fin d’année

Cette année, l’Assemblée Générale se tiendra le samedi 25 juin 2016 à partir de 19h, à l’association Courteline, au 48 rue Georges Courteline à Tours.

Seront à l’ordre du jour :

 le bilan moral

 le bilan financier

 évaluation du Bureau et du Conseil d’Administration

 questions diverses

A cette occasion, le bureau est invité par le CA à préciser aux membres de l’association le rôle du président, du secrétaire et du trésorier avant de procéder à un vote pour élire un nouveau secrétaire ou trésorier si besoin.

5) Evénements de l’intersaison

a- Nuit des Loups Garou

L’événement initialement prévu le 18 juin a été annulé suite à l’inondation du parc de la Gloriette. (NDA : elle aura lieu le 19 Aout)

b- Montbazon – Nota Bene

De cape et de dés participe à l’événement organisé par Nota Bene le 24 et 25 Juillet à la Forteresse du Faucon Noir à Montbazon.

L’animation de jeux de plateau et de jeux de rôles se fera en continu durant le week end. De cape et de dés animera aussi des parties de Troll Ball.

Le bureau enverra une communication par mail pour récolter les disponibilités des membres souhaitant participer à l’événement.

6) Adhésion à l’association « tour(s) de jeu »

De cape et de dés a été invitée à participer à la création d’une association regroupant les acteurs du monde associatif ludique tourangeaux. Cette nouvelle association nommée « Tour(s) de jeu » a pour principal objectif d’organiser un festival du jeu sur la ville de Tours entièrement gratuit dès l’automne 2016.

L’association De cape et de dés serait membre de cette association et disposerait d’un droit de vote aux assemblées générales.

Le président soumet cette décision au vote du CA. Aucun membre du CA ne s’y oppose sur le principe.

7) Questions diverses

 Les membres de l’association ont fait remonter au CA qu’il existerait des difficultés pour tenir à jour la trésorerie correctement. Il apparaît que seul le Président puisse actuellement déposer les fonds sur le compte de l’association. De plus, il semblerait que l’association ne dispose plus de chèquier pour le moment. Le CA demande au bureau de mettre à jour les noms des personnes habilitées à gérer le compte bancaire de l’association.

 Les membres de l’association font remonter un incident ayant eu lieu entre membres du bureau devant des nouveaux membres de l’association. Cette discussion particulièrement houleuse a été sans incidence mais ne donne pas une bonne image de l’association. Le CA et le Président rappellent que les discussions doivent avoir lieu en réunion de bureau ou de CA et que les différences d’opinion de chacun doivent être respectées sans donner lieu à des incidents de cette nature.

 

 

Merci à sebastien pour le compte rendu.

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